7 βήματα για την αποτελεσματική μετάβαση στο υβριδικό μοντέλο εργασίας

Ο αντίκτυπος του COVID-19 στον χώρο εργασίας αναμένεται να είναι μακροχρόνιος και δεν προβλέπεται να υπάρξει άμεση ανάκαμψη. Επομένως, αυτό που θα συμβεί στη συνέχεια πρέπει να αντιμετωπιστεί με λεπτότητα. Για περισσότερους από 20 μήνες, οι εργαζόμενοι επαναπροσδιόρισαν τη ζωή τους και το εργασιακό τους μέλλον. Τώρα, θα πρέπει να αναπροσαρμόσουν ξανά τη ζωή τους με βάση τα νέα δεδομένα.Η πρόκληση για τις επιχειρήσεις θα είναι να διευκολύνουν αυτή τη μετάβαση χρονικά όταν θα είναι ασφαλές και να το κάνουν με τη δέουσα ευελιξία και τη δυνατόν ελάχιστη αναστάτωση. Οι επιχειρήσεις με ανοιχτόμυαλους ηγέτες, δεκτικοί στην αλλαγή θα μπορούν να διακριθούν ως εργοδότες επιλογής κατά τη διάρκεια αυτής της μεταβατικής περιόδου και μελλοντικά.

Η Standard Chartered είναι μια διεθνής τράπεζα σε 59 αγορές. Διαθέτει πέντε γραφεία σε όλο τον κόσμο, 1.000 υπαλλήλους στις Ηνωμένες Πολιτείες και το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού της δεν θα χρειάζεται να είναι στο γραφείο με πλήρη απασχόληση λόγω του υβριδικού μοντέλου εργασίας τους. Η Julie Everitt, επικεφαλής ανθρώπινου δυναμικού της Standard Chartered Americas, μίλησε πρόσφατα με το Great Place to Work® για το πώς οι εταιρείες μπορούν να διαχειριστούν τη μετάβασή τους σε ένα επιτυχημένο υβριδικό μοντέλο εργασίας:

  1. Να είστε ευέλικτοι και υπομονετικοί

Αυτή η μετάβαση θα είναι νέα για όλους. Στο πνεύμα της διαφάνειας, οι χώροι εργασίας πρέπει να αγκαλιάσουν το γεγονός ότι δεν έχουν όλες τις απαντήσεις και να προσεγγίσουν την αλλαγή με μαθησιακή νοοτροπία. Ενώ τα γραφεία Standard Chartered στις ΗΠΑ είναι προς το παρόν ανοιχτά μόνο σε όσους έχουν εμβολιαστεί – μια απόφαση που βασίζεται στα σχόλια που ελήφθησαν από τους ίδιους τους υπαλλήλους – αυτό είναι ένα μεταβατικό μέρος του σχεδίου και θα καλωσορίσουν όλο το προσωπικό πίσω όταν είναι ασφαλές. .

Μέρος της λύσης του προβλήματος είναι και η αποδοχή ότι η επιστροφή στο γραφείο θα πάρει χρόνο, ειδικά επειδή λόγω της κατάστασης του εμβολιασμού στη χώρα.

Οι γονείς μπορεί να ανησυχούν σχετικά με την επιστροφή στην εργασία ειδικά όταν οι παιδικοί σταθμοί και τα σχολεία δεν έχουν ξεκάθαρη – σταθερή  λειτουργία. Όλα αυτά είναι έγκυρες ανησυχίες που θα απαιτήσουν κάποια ευελιξία και υπομονή για να επιλυθούν. Με περισσότερες από 60 εθνικότητες που εκπροσωπούνται, η Standard Chartered –όπως και άλλοι διαφορετικοί εργοδότες– θα χρειαστεί να διαχειριστεί μια μεγάλη ποικιλία μεμονωμένων καταστάσεων με ενσυναίσθηση και υψηλό επίπεδο υποστήριξης και κατανόησης, αντί να επιβάλλει την αλλαγή γρήγορα.

  1. Χτίστε εμπιστοσύνη μέσω διάφανων εργαλείων επικοινωνίας και ανατροφοδότησης

Έχουμε δει καθ’ όλη τη διάρκεια της πανδημίας ότι το να είμαστε ανοιχτοί και διαφανείς ήταν απαραίτητο συστατικό για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης – είτε πρόκειται για επικοινωνίες από φορείς υγείας, κυβερνήσεις ή εργοδότες.

Έρευνες εργαζομένων

Η χρήση διαύλων επικοινωνίας, όπως οι έρευνες των εργαζομένων και οι συνεδρίες ανατροφοδότησης, για την κατανόηση των ανησυχιών των εργαζομένων και τον εντοπισμό πιθανών προκλήσεων είναι ένα βασικό πρώτο βήμα για τον προγραμματισμό μιας ασφαλούς και χωρίς άγχος μετάβαση στο χώρο εργασίας.

«Έχουμε επικεντρωθεί στα δεδομένα και τα σχόλια για να κατανοήσουμε τον καλύτερο τρόπο για να πραγματοποιήσουμε αυτήν τη μετάβαση», λέει η Τζούλι. «Η χρήση ερευνών για τη συλλογή δεδομένων σχετικά με την ευημερία των εργαζομένων, τα επίπεδα εμβολιασμού του προσωπικού και για να μάθουμε ποιες ήταν οι βασικές ανησυχίες – είτε η μετακίνηση, τα μέτρα ασφαλείας μέσα στο γραφείο ή ο τρόπος εξισορρόπησης εργασίας και σπιτιού – ήταν ένα ζωτικό εργαλείο.

Ερωτοπαντήσεις με ειδικούς και στελέχη

Η Standard Chartered έχει επίσης πειραματιστεί με τη χρήση live συνεδριών ερωτοπαντήσεων, καθεμία από τις οποίες οργανώνεται από μια ομάδα ειδικών – είτε από HR, IT, Property ή άλλα μέρη της επιχείρησης – για να απαντά άμεσα στις ερωτήσεις των συναδέλφων.

Η Τζούλι σημειώνει, «Είναι σημαντικό για τους συναδέλφους να κατανοήσουν τα οφέλη της επιστροφής στο γραφείο, ότι η ανθρώπινη αλληλεπίδραση οδηγεί τελικά σε καλύτερη παραγωγικότητα και ηθικό. Θα θέλαμε οι άνθρωποι να αισθάνονται ενθαρρυμένοι να επιστρέψουν στο γραφείο, αλλά για να το κάνουν αυτό πρέπει να αισθάνονται καθησυχασμένοι ότι το εργασιακό περιβάλλον έχει ανα-σχεδιαστεί με γνώμονα την ασφάλειά τους».

  1. Ορίστε στελέχη ως διαχειριστές της νέας κανονικότητας

Τα άτομα με διευθυντικές αρμοδιότητες έχουν να διαδραματίσουν βασικό ρόλο σε μια επιτυχημένη μετάβαση από την απομακρυσμένη εργασία, στο γραφείο ή ένα υβριδικό μοντέλο. Πρέπει να είναι σε θέση να βεβαιώσουν ότι τα μηνύματα λαμβάνονται γρήγορα, είναι σημαντικά, καθώς και να λειτουργούν ως σημείο επαφής, ικανό να λαμβάνει γρήγορα σαφείς αποφάσεις σε ερωτήσεις ή ανησυχίες των εργαζομένων.

Κατά τη διάρκεια αυτής της μετάβασης, τα στελέχη πρέπει να είναι ορατά, προσβάσιμα και να ανταποκρίνονται άμεσα. Η παροχή τακτικών check-in ένας προς έναν κατά τη διάρκεια της μετάβασης είναι ένας τρόπος για να διασφαλιστεί ότι τα πιθανά ζητήματα εντοπίζονται γρήγορα και ότι οι μεμονωμένες περιστάσεις μπορούν να προσαρμοστούν με τρόπο που να ευθυγραμμίζεται με τις ανάγκες μιας ευρύτερης ομάδας.

Τα σχόλια των στελεχών, σε συνδυασμό με πληροφορίες από HR και δεδομένα από έρευνες ή Q&A – για τα οποία η πλατφόρμα ερευνών Emprising™ είναι ιδανικό εργαλείο – σε συνεχή βάση θα βοηθήσει στην καθοδήγηση της ταχύτητας της μετάβασης σε υβριδικά μοντέλα και θα εξομαλύνει τυχόν προβλήματα που θα ανακύψουν.

  1. Υβριδικό μοντέλο για test drive

Πολλές επιχειρήσεις έχουν εκμεταλλευτεί την ευκαιρία να τροποποιήσουν τους χώρους εργασίας τους ενώ οι εργαζόμενοι εργάζονταν εξ αποστάσεως. Η Τζούλι σημείωσε ότι έγιναν αλλαγές αρχικά για τη δημιουργία ενός ασφαλέστερου εργασιακού περιβάλλοντος με απώτερο στόχο στη διευκόλυνση της μετάβασης από την εξ αποστάσεως εργασία.

«Οι εργαζόμενοι δεν επιστρέφουν στην ίδια ακριβώς διάταξη που έφυγαν, οπότε υπάρχει η αίσθηση ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο σημείο», αποκάλυψε η Τζούλι. Αλλά είτε ο χώρος εργασίας έχει υποστεί ουσιαστικές αλλαγές είτε όχι, μπορεί να δημιουργείται άγχος μεταξύ των εργαζομένων σχετικά με το πώς μπορεί να νιώθουν πραγματικά να επιστρέφουν στο γραφείο.

«Για να βοηθήσουμε σε αυτό, διοργανώσαμε ένα πιλοτικό πρόγραμμα πέρυσι, όπου τα μέλη του προσωπικού μπορούσαν να έρθουν στο γραφείο με ασφάλεια  όποτε επιθυμούσαν, να δοκιμάσουν το περιβάλλον τους, να συναντήσουν συναδέλφους και να μειώσουν το φόβο»,η Julie εξηγεί.

  1. Συνεχίστε να υποστηρίζετε όσους θέλουν να εργαστούν από το σπίτι

Η διαχείριση της ενδεχόμενης μετάβασης πίσω στο γραφείο απαιτεί συντονισμένη προσπάθεια μεταξύ διαφορετικών τμημάτων της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων HR, IT και Communications. Και η μετάβαση από την εργασία εξ αποστάσεως στο γραφείο δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί εστιάζοντας μόνο στη στροφή προς το γραφείο – πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι ανάγκες των εργαζομένων εξ αποστάσεως και υβριδικών μοντέλων εργασίας πέρα ​​από τον παραδοσιακό χώρο εργασίας.

Η διασφάλιση ότι οι συνάδελφοι κατανοούν τα διαθέσιμα εργαλεία για να τους βοηθήσουν να εργάζονται αποτελεσματικά από απόσταση και η διασφάλιση ότι οι χώροι εργασίας τους στο σπίτι έχουν ρυθμιστεί σωστά, είναι επίσης σημαντικά μέρη της μετάβασης.

«Πέρυσι προσφέραμε σε κάθε εργαζόμενο μια εφάπαξ χρηματική επιδότηση για να τον βοηθήσουμε να βελτιώσει το εργασιακό του περιβάλλον στο σπίτι», λέει η Τζούλι.

«Υποστηρίζοντας τους εργαζομένους που δεν έρχονται ακόμη στο γραφείο, καθώς και αυτούς που θα εξακολουθούν να εργάζονται εξ αποστάσεως, τονίζουμε ότι όλη η ομάδα εκτιμάται, ότι τους εμπιστευόμαστε και ότι θέλουμε να πετύχουν από όπου κι αν εργάζονται».

  1. Προσφέρετε επιλογή χωρίς να δημιουργείτε διχασμό

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι να διασφαλιστεί ότι η μετάβαση δεν θα δημιουργήσει μια κουλτούρα «εμείς και αυτοί» μεταξύ εκείνων που επιστρέφουν αμέσως στο γραφείο και εκείνων που – για οποιονδήποτε λόγο – δεν μπορούν ακόμα.

Οι εργοδότες μπορούν να αποφύγουν τη δημιουργία σφαλμάτων μεταξύ απομακρυσμένων και εσωτερικών εργαζομένων, επανασχεδιάζοντας το χώρο για προαγωγές και προόδους. «Η αξιολόγηση της απόδοσης όλο το χρόνο, με ανοιχτό διάλογο και τακτική ανατροφοδότηση, θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τυχόν προβλήματα ή μοτίβα μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα», λέει η Τζούλι.

«Η εστίαση θα πρέπει να είναι στα πραγματικά αποτελέσματα,
όχι στον τόπο-χώρο εργασίας».

 

Η διατήρηση μιας ανοιχτής και ειλικρινούς συζήτησης είναι επίσης μια σημαντική πτυχή της διαχείρισης διαφορετικών τρόπων εργασίας, υπογραμμίζοντας παράλληλα την αξία όλων των μελών της ομάδας. Η συμφωνία για κοινούς στόχους με διαφάνεια σχετικά με το τι θα αναληφθεί από ποιους,  διευκολύνει τη συνεργασία και την παραγωγικότητα.

«Μπορούμε να περιμένουμε ότι οι μεμονωμένες συνθήκες, καθώς και η κατάσταση στο σύνολό της, θα συνεχίσουν να εξελίσσονται. «Έτσι, τα στελέχη θα πρέπει να υπενθυμίσουν στους συναδέλφους ότι αυτή είναι μια μεταβατική φάση όπου διαφορετικοί άνθρωποι θα κινούνται με διαφορετικούς ρυθμούς και ότι δεν υπάρχει τίποτα κακό σε αυτό».

  1. Κρατήστε ανοιχτά τα κανάλια επικοινωνίας

«Δεν μπορούμε να ξέρουμε τι θα έχει το μέλλον, αν μπορεί να προκύψουν περισσότερες παραλλαγές και ποιες είναι οι μελλοντικές προκλήσεις », λέει η Τζούλι.

«Ως αποτέλεσμα, πρέπει να διατηρήσουμε τους διαύλους επικοινωνίας μας ανοιχτούς για να βεβαιωθούμε ότι μπορούμε να προσφέρουμε σαφή και διαφανή καθοδήγηση για να κρατήσουμε τους συναδέλφους μας ασφαλείς και ότι οποιεσδήποτε ανησυχίες μπορούν να κατανοηθούν και να αντιμετωπιστούν άμεσα.«Εάν υπάρχουν προβλήματα, δεν πρέπει να φοβόμαστε να τα αντιμετωπίσουμε κατά μέτωπο, να πειραματιστούμε, να είμαστε ευέλικτοι και να συνεργαστούμε για να βρούμε την καλύτερη λύση που εξισορροπεί τις ανάγκες των επιχειρήσεων και των εργαζομένων».

Η ενδεχόμενη μετάβαση στο γραφείο, υβριδική ή μη, θα είναι νέα τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες. Είναι κατανοητό ότι μπορεί να μην είναι απλό. Αλλά οι εργοδότες που ακούν, είναι ευέλικτοι, υπομονετικοί και επικοινωνούν με διαφάνεια κατά τη διάρκεια αυτής της μετάβασης, θα μπορέσουν να προσδιορίσουν ένα μοντέλο που θα επιτρέπει σε κάθε μεμονωμένο εργαζόμενο, καθώς και στην επιχείρησή τους στο σύνολό της, να ευδοκιμήσουν.



Μη χάσετε το ειδικό ένθετο της ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ σε ψηφιακή μορφή, με τις 25 εταιρείες με το καλύτερο εργασιακό περιβάλλον στην Ελλάδα για το 2022.

Best Workplaces™ Hellas 2022

Κατεβάστε το ειδικό ένθετο της εφημερίδας "Η Καθημερινή" και γνωρίστε περισσότερα για την εργασιακή κουλτούρα των εταιρειών που βραβεύτηκαν ως Best Workplaces™ Hellas 2022